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ADidoc     La soluzione di Archiviazione Elettronica

 

GESTIONE PRATICHE

La gestione delle pratiche permette di generare dei faldoni elettronici, svincolati.

Dalle aree e dalle tipologie documento, utilizzabili per indicizzare i documenti.

Ad ogni documento possono essere abbinate più pratiche e a ciascuna pratica possono essere abbinati vari documenti.

  

GESTIONE UTENTI

Per accedere ad ADidoc, ci si deve loggare con una user e una password valide, presenti nella gestione utenti.

La possibilità di eseguire operazioni sull’applicativo, sono coordinate da una serie di permessi definiti nell’apposita gestione.

Un utente potrà essere definito come amministratore di sistema  (autorizzato ad eseguire qualsiasi operazione), agli altri utenti è possibile:

consentire la gestione completa o limitata

la sola visualizzazione dei documenti di una specifica area (quindi a tutte le tipologie documento ad essa abbinata),

la possibilità di inserire e modificare contatti

la possibilità di inserire e modificare pratiche.

 

GESTIONE DEI CONTATTI

L’applicativo comprende un modulo dedicato alla gestione dei contatti.

- I contatti sono caratterizzabili come:

- Cliente

- Fornitore

- Prospect

E’ inoltre possibile inserire molte informazioni che sono le classiche utilizzate per definire un contatto (informazioni anagrafiche ecc).

E’ inoltre presente un potente motore di ricerca sui contatti.

Ogni documento dovrà essere abbinato ad un contatto.

 

GESTIONE NOTIFICHE

E’ possibile notificare dei messaggi allegati ai documenti agli utenti del sistema.

La  notifica è caratterizzata da un titolo e da una campo note.

Dall’apposito pannello è possibili visualizzare le informazioni relative alle notifiche ricevute ed inviate.

E’ anche possibile generare una notifica durante l’inserimento di un documento: in questo caso , la notifica, presenterà un link al documento che se selezionato permetterà di visualizzarlo.

 

GESTIONE della POSTA CERTIFICATA e FIRMA ELETTRONICA

ADidoc integra i servizi di posta certificata e firma elettronica.

 

 

 

ADidoc è un prodotto sviluppato in tecnologia .NET che permette l’archiviazione documentale.

E’ un’applicazione client-server basata su un motore db mysql.(applicabile anche a piattaforme operative non windows).

Tutte le operazioni di inserimento, ricerca e salvataggio dei dati di indicizzazione sono eseguite sul server che come detto in precedenza si occupa principalmente di gestire i dati archiviati ed i files abbinati (files systems).

Questa particolare caratteristica consente una migliore pianificazione anche dei backup che dovranno essere eseguiti solo sull’hardware designato come server del sistema di archiviazione, mentre le postazioni “client” (esclusivamente microsoft con installato il framework di .net ) non contengono dati  di nessun tipo ma eseguono solo richieste al server il quale si occupa di gestire e rispondere ai vari client.

I files allegati ai documenti indicizzati, sono salvati sul server e criptati: così facendo, solo l’applicativo può leggerete il file.

Sarà sempre possibile, dall’applicativo, salvare il documento decriptato in locale (sul client) .

La gestione dei documenti si basa sulla possibilità di abbinare al documento allegato varie informazioni che vengono “annegate” insieme al documento.

 

 

AREA E TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI

Possono essere liberamente definite le AREE che possono essere assimilate, per esempio, ai reparti di un’azienda:

- Ufficio Tecnico

- Ufficio Commerciale

- Amministrazione, ecc.

Ad ogni AREA inoltre, devono essere abbinate le tipologie documento che caratterizzano gli elementi di indicizzazione.

Possono essere liberamente utilizzati 10 variabili di tipo stringa e 2 di tipo data.

Ogni documento sarà abbinato ad un’area e ad una specifica tipologia documento e tutti i campi personalizzabili  relativi alla tipologia scelta.

Mittente/Destinatario, informazioni che derivano dalla gestione contatti

- Campi data

- Campo note (per annotazioni e promemoria)

- Abbinamento ad una o più pratiche

- File allegato e relativo pannello di pre-view

Ogni documento viene inoltre legato ad un riferimento di protocollo che è un numero sequenziale e l’anno di inserimento e dalla data di inserimento.

Ogni documento inserito può essere cercato specificando una serie e parametri configurabili.

 

INSERIMENTO DOCUMENTI

Ogni utente abilitato potrà gestire l’inserimento e la modifica dei documenti da lui inseriti da questa specifica area.

Ogni documento viene caratterizzato da molte informazioni che consentono una grossa flessibilità per le ricerche future.

Il documento indicizzato viene corredato da informazioni che comprendono:

- Riferimento (campo di testo) AREA

  

ARCHIVIO DOCUMENTI

Questa è la principale area per la ricerca.

Esistono due modalità di ricerca dei documenti: una visuale e una standard.

La modalità standard è la classica ricerca nella quale vengono inseriti dei parametri di  ricerca.

La modalità  visuale è un modo più accattivante per ricercare un documento: è una struttura ad albero, del tutto simile a quella presente in esplora risorse di windows, che permette di navigare partendo da un contatto oppure da un’area o da una pratica.


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